Weihnachtsfeier und der Fiskus

In vielen Firmen ist es üblich, mit der Belegschaft Weihnachten zu feiern. Doch hier schaut auch das Finanzamt ganz genau hin. Derartige Betriebsveranstaltungen führen bei Betriebsprüfungen häufig zu Problemen. Hohe Steuernachzahlungen sind dann oft die Folge. Der Gesetzgeber und die Rechtsprechung haben die steuerlichen Vorgaben für Weihnachtsfeiern, Betriebsausflüge und Sommerfeste in den vergangenen Jahren erheblich verschärft.

 

Egal, welche Art von Betriebsfeier Sie planen – Bowlen in Verbindung mit einem Abendessen, ein zweitägiger Wochenendausflug oder ein Musicalbesuch: Der steuerlich anerkannte Höchstbetrag liegt bei 110,- Euro brutto (also inklusive Umsatzsteuer) pro Arbeitnehmer und Betriebsveranstaltung. Nur wenn diese Freigrenze exakt eingehalten wird, bleiben die Kosten für Betriebsveranstaltungen für die Mitarbeiter lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei.

 

Wird diese Grenze jedoch auch nur um einen einzigen Euro überschritten, müssen Sie die Weihnachtsfeier oder den Ausflug für die Mitarbeiter als geldwerten Vorteil behandeln. Die unangenehme Folge: Die Kosten sind lohn- und als Sachbezug sogar umsatzsteuerpflichtig. Das besonders Fatale daran: Die gesamten Kosten pro Mitarbeiter sind steuerpflichtig und nicht nur der über der 110-Euro-Grenze liegende Betrag.

 

Folgende Kosten erkennt das Finanzamt an:

  • Speisen
  • Getränke
  • Tabakwaren und Süßigkeiten
  • Übernachtung
  • An- und Abreise
  • Eintrittskarten
  • den äußeren Rahmen der Veranstaltung, etwa für Saalmiete, Musik oder die Bowlingbahn.

Es ist nichts dagegen einzuwenden, wenn auch Familienmitglieder, zum Beispiel die Ehepartner, der Freund oder die Freundin der Mitarbeiter an der Weihnachtsfeier teilnehmen. Allerdings müssen Sie dann die Kosten noch penibler im Auge behalten. Dürfen Angehörige teilnehmen, werden deren anteilige Kosten dem jeweiligen Mitarbeiter zugerechnet und bei dessen 110-Euro-Freigrenze mit berücksichtigt.

 

Überschreitet der Mitarbeiter die 110-Euro-Freigrenze, werden die Kosten dadurch für ihn zu Arbeitslohn. Er kann das durch seine – auch nachträglich mögliche – Kostenbeteiligung verhindern. Tipp: Um eine drohende Steuerpflicht wegen Überschreitens der 110-Euro-Grenze zu vermeiden, sollten Sie Ihre Mitarbeiter vor einer Betriebsveranstaltung dazu verpflichten, höhere Kosten aus eigener Tasche zu bezahlen. Folgende kleine Vereinbarung, die Sie sich von jedem Teilnehmer unterschreiben lassen und zu den Lohnunterlagen nehmen, genügt: 

 

 „Kostenübernahme: Übersteigen die Kosten der Betriebsveranstaltung am ______ den Betrag von 110,00 Euro pro Arbeitnehmer, verpflichtet sich _______(Vor- und Nachname), den übersteigenden Betrag, der auf ihn entfällt, selbst zu übernehmen. Diesen Betrag wird die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung von seinem Nettogehalt einbehalten.“

 

Natürlich können Sie auch verlangen, dass nur die teilnehmenden Angehörigen eine Zuzahlung leisten. Entscheidend ist allein, dass es gelingt, die zulässigen Kosten pro Arbeitnehmer unter der obligatorischen 110-Euro-Grenze zu halten.

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